档案数字化组织管理

来源 :数字档案管理 访问次数 : 发布时间 :2019-02-27


数字档案管理

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档案数字化是一项庞大的系统工程,数字化工作涉及需要数字化档案、人员、数字化设备与技术等,最终的产品是高质量的电子档案数据。档案数字化系统工程需要大量的人力、物力和财力的投入,同时需要对数字化的流程、质量实施有效的组织、监控和管理等工作。

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确实数字化处理的档案范围、数量和数字化工作任务的时间周期。根据档案数字化相关规范要求及实际情况,制定出详细可行的纸质档案整理分类、分级、编号、编页、扫描与处理等工作规范。

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纸质档案介质多种多样,有打印纸、硫酸纸、绘图纸等,记录方式有打印、书写等。要有效完成档案数字化工作,除了具备相关扫描设备的图像处理软件外,同时必须具体分析档案特性。确定切实可行的实施技术途径,根据工作标准和个流程,确定好数字化过程中每个环节的质量管控指标。

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数字化加工场所组建局域网便于集中作业、相互协调配合,高效管理扫描、图像处理及文件收发等工作。进行数字化加工前需要制定一个合理的工作计划,管理者利用该计划结合项目管理类软件动态地管理数字化工作进程,兵进行合理的调整,同时让参与数字化工作的人员了解自己的工作量和整个数字化进度,确保数字化工作进展顺利。

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档案数字化加工工作人员必须通过严格的面试、考试合格后才能录用,同时提供个人简历及相关证件,双方签订保密协议。工作人员由档案数字化加工公司经验丰富的项目经理进行统一上岗培训,具备档案数字化加工的相关知识。档案数字化工作涉及环节多、工作量大。往往需要大量工作人员来协同完成,这种情况下尤其需要明确工作内容与职责,否则人多反而协调困难,差错多。

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档案数字化加工过程中现场所使用的扫描仪设备、服务器、存储介质等,应当严格按照涉密设备进行管理和使用,不使用无保密保障的设备。

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按照信息安全管理体系ISO270001的要求,对加工现场实施24小时监控,及时掌握现场加工状态,保证现场加工信息安全。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

转载来源:内蒙古档案

 

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