档案整理外包的风险与防范

来源 :数字档案管理 访问次数 : 发布时间 :2019-02-21


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档案整理外包存在一定的风险,这影响到档案整理的安全性。例如,来自中介的风险、来自单位自身的风险、来自市场的风险等,面对这种发展现状必须采取有效的应对措施,结合档案整理的实际发展状况,不断完善档案整理外包风险的防范措施。

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在档案整理外包过程中,有一部分是中介外包的,虽然扩大了档案整理外包的路径,但在实际外包的过程中,由于档案整理外包中介人员的专业化水平参差不齐,而且素质水平也存在很大的差异,导致档案整理外包业务的发展受到一定的限制。

从当前档案整理外包的发展现状分析,一些单位对其重视度不足,特别是在档案整理外包中存在一些绝密性档案或国家机密、商业机密档案,如果在外包过程中档案管理不够严密,将会造成重要档案信息出现泄漏的现象,不仅档案的保密性存在极大的风险,更会造成难以估量的损失。此外,在选择外包单位上如果过于随意的话,比如有些单位过度注重经济成本而忽视档案整理外包的服务水平、质量等因素,将会使档案管理陷入更加危难的处境,影响颇大。

档案整理外包市场的发展会有很多的单位介入,要保证市场的稳定发展,则需要重视市场各方面因素的完善,如法律、机制、规范等。然而由于档案整理外包市场较广,所涉及的对象较为繁琐,更有很多中介机构,这在法律完善上也带来极大的难度,并没有针对中介服务出台较为完善的法律法规,很难保证每项档案整理外包业务都能够顺利进行。再加上市场机制、规范的不健全等,使得外包市场中存在的风险严重制约了档案整理外包业务的顺利开展。

针对上述档案整理外包中可能存在的风险,应积极采取以下防范措施,以保证档案整理外包服务顺利开展。

(一)健全档案整理外包合同

以往档案整理外包合同多是由中介单位直接提供,合同过于死板,而且其中很多条款对中介单位有利,在档案整理外包合同中埋藏着诸多的安全风险,这也是档案整理外包过程中经常被忽视的问题。因此,应从实际考虑,健全档案整理外包合同,做好风险的防范措施。首先,在签署档案整理外包合同之前应充分考虑到中介机构的实际现状,在选择中介机构时应做到“货比三家”,选择管理制度健全、内部工作人员以及管理人员整体素质水平较高、影响力较大的中介机构。其次,在签署合同之前双方应确定工作内容,并对档案整理工作进行一个准确的定位,一方面可以让中介机构更全面地了解档案整理的各项内容以及注意事项,另一方面从工作定位交谈中能够更进一步地了解中介机构对档案整理外包的重视程度。

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(二)单位应重视档案整理外包

很多企业在档案整理外包的过程中,因缺乏对档案整理外包的重视,导致档案整理外包业务很难顺利进行,不仅制约了自身的档案工作效率,同时也会为自身档案管理带来更大的风险。因此,要规避自身所带来的风险,则需要相关企事业单位必须重视自身的档案整理外包。首先,应重视档案整理外包中介机构单位的选择,不能过于盲目。其次,企事业单位自身的档案整理外包应结合自身的实际情况考虑,要明白外包的目标和要求是为了自身档案管理更加规范化,同时也为了顺应市场的发展需求升级档案工作,为自身的发展奠定基础。再次,应实施科学的沟通和监控。很多情况下,企事业单位与中介机构两者之间缺乏有效的沟通,从而影响到档案整理外包的顺利进行,甚至引发更多的档案管理风险等。因此,双方都应重视相互之间的交流和沟通。

(三)发挥国家行政力量,完善市场体制

在档案整理外包中存在很多不足之处,尤其是市场法律方面存在很大的欠缺。面对这类发展现状不仅仅要从自身方面考虑,更要发挥国家的行政力量不断完善市场体制。国家行政部门应加大对档案整理外包以及市场中介机构的扶持,由于每个企事业单位以及中介单位的发展规模、性质等有所区别,因此,要完善市场体制需要结合各企事业单位的实际发展情况,不断拟定合理的扶持方案,并将其扶持政策实施下去,保证档案整理外包的顺利进行。其次,应综合分析档案整理外包市场的发展规律以及今后的发展趋势,并有针对性地制定相关法律法规,保证档案整理外包业务具有较强的操作性、实际性、规范性等。再次,应引入规范性的竞争机制,避免恶性市场竞争现象的出现,从而引领档案整理外包行业的健康、平稳发展。

 

 

 

 

转载来源:文献保护与修复

 

文章关键字: 档案 外包 中介 风险 单位