档案知识扫盲——什么是全宗?

来源 :《数字档案管理》微信公众号 访问次数 : 发布时间 :2019-02-15


什么是全宗?

全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗号是档案馆给定每个全宗的代码。

一、全宗设置条件

一般情况下,具备下列三个条件的单位,可构成一个立档单位,其形成的档案可以构成全宗。

(一)可以独立行使职权,并能以自己的名义单独对外行文。

(二)设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划。

(三)设有管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。

二、全宗设置原则

(一)凡是新成立的单位,其档案构成新的全宗。

(二)几个单位撤销合并成立一个新的单位,合并后其档案自新单位成立之日起形成一个新的全宗,合并前各单位的档案各自为一个全宗。如果撤销合并是以某个原有单位为主体(核心),其他单位相关职能并入这个主体(核心)单位的,合并后其形成的档案归该主体(核心)单位的全宗管理,不另立新全宗,其他被撤销合并单位撤销合并前的档案各自为一个全宗。

(三)合并后又恢复的单位,或由于某种原因,单位中断工作,隔一段时间又恢复,其主要职能没有根本改变(职能扩大或缩小)的,不建立新的全宗。

(四)从一单位内设机构划出成立一个新的单位的,其档案自成立之日起形成新的全宗。成立之前形成的档案,属于原单位全宗。

(五)一单位成为另一单位内设机构的,其改变前的档案为一个全宗,改变后形成的档案为新单位全宗档案的一部分,不单独构成全宗。

(六)一单位的内设机构划归另一单位的,其划归前的档案为原所在单位全宗档案的一部分,划归后形成的档案为并入单位全宗档案的一部分。

(七)几个单位合署办公的,如文件分别处理,它们所形成的档案应各自构成全宗;如文件统一处理,它们所形成的档案构成联合全宗。

(八)单位基本职能未发生根本变化,单位名称变更、业务范围变化、隶属关系改变、内设机构调整、工作地点变动等,其档案均不构成新全宗,但应在全宗介绍里予以说明。

(九)临时机构一般不单独建立全宗,其档案归入主管单位全宗统一管理。但属于党委、政府直接领导,执行全局性任务,时间较长,形成档案较多的,可单独建立全宗。

(十)派出机构形成的档案一般不建立全宗,归入主管或派出单位全宗管理。若派出机构相对固定常设、机构较大、形成的文件材料较多、驻地较远,也可从方便管理利用角度考虑,单独建立全宗。

三、全宗号赋予方式

全宗号由档案馆统一编制,并赋予立档单位,也可以依申请赋予。尚无全宗号的立档单位,可向档案馆提出申请,省档案馆依据全宗设置条件审核确认后赋予其全宗号。立档单位提出申请时,应提供以下相关材料:

(一)本单位全称和规范化简称(申请函中注明);

(二)本单位成立时间及批准文件复印件(加盖单位公章);

(三)本单位主管部门(非一级机构申请函中注明);

(四)本单位组织机构代码证或统一社会信用代码证复印件(加盖单位公章);

(五)本单位文件材料归档范围和保管期限表;

(六)本单位档案门类及各门类档案分类编号方案。

 

“全宗”一词最早是以法文形式出现的,即Fond它是由法国档案学者,时任法国皇家档案馆(即今天的法国国家档案馆)行政部负责人的纳塔利斯·德·威利(Natalis de Wailly)于1841年向当时的法国内政部长唐吉·杜夏尔(Tanneguy Duchâtel)伯爵提出的档案整理原则。当年424日,法国内政部颁布了《关于各部和各省档案整理与分类的指示》(即著名的第“14号通令”),将“尊重全宗”原则正式确定为档案的基本整理原则。在此之前,档案往往按照主题、时间或地点的原则进行整理,这种整理方法割裂了档案之间的联系,也使档案难以确定其来源。

1898年,荷兰档案学者斯·缪勒、伊·阿·裴斯、阿·福罗英三人合著《档案整理与编目手册》(即著名的《荷兰手册》),书中系统的介绍了档案“全宗”的定义、要素、内涵和具体整理方法。1910年,首届国际档案工作者大会(并非是由当今国际档案理事会组织的国际档案大会)在布鲁塞尔召开,这次大会对扩大《荷兰手册》的影响,特别是“全宗”概念和“尊重全宗”原则的国际化起到了巨大的作用。

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(中国人民大学1959年首次翻译出版了《荷兰手册》)

 191861日,列宁签署了《关于改革和集中统一管理档案工作的法令》,简称“列宁档案法令”,成为社会主义国家的首部档案法。该法律中首次提出了“国家档案全宗”和“集中统一管理原则”,建立了社会主义国家档案工作崭新模式的同时,也将“全宗”思想确立到社会主义国家档案管理的基本思路中。

1952年,前苏联档案学者谢列兹涅夫在中国人民大学开设档案研修班,先后开设了《苏联档案工作理论与实践》、《苏联档案史》、《苏联档案文书处理工作》和《苏联文献公布学》等课程,其讲稿被我国档案学者韩玉梅等翻译成中文。这是“全宗”的概念首次来到中国,当时根据音译的方法将俄文的“фонд”翻译为“芬特”。

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(中国人民大学1953年翻译出版的苏联档案工作理论与实践)

中文的“全宗”一词最早是由国家档案局1955128日下发的《关于改“芬特”为“全宗”的通知》中首次提出的。《通知》中笼统的介绍,“全宗”一词是“经过多方征求意见,并经请示领导同意”后形成的。后来在1956年,国家档案局胡明诚等4人在《档案工作》(即今天的《中国档案》)上发表文章介绍,“全宗”一词有两层含义,一是“全”指全部,“宗”指数量,与“国际大宗商品交易”里的“宗”是一个意思,因此“全宗”就是指“全部数量”、“总数”或“总量”的意思;二就是指“全部卷宗”的简称。

 

 

 

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