纸质文件整理流程之编号

来源 :《嘉定档案志鉴》微信公众号 访问次数 : 发布时间 :2019-02-07


在档案馆中,收纳着海量文件,如果不好好编号,那么在找起来的时候,一定会手忙脚乱,所以编号就很重要了。这一次,让我们来聊聊文件是怎么编号的吧。

编号是指归档文件按分类方案和排列顺序编制档号,它包括两项工作:

一是编制档号;二是在归档文件上加盖和填写归档章。

档号编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简单性原则。

唯一性,即一个档号只能对应一件归档文件;

合理性,即档号结构须适应整体分类体系,代码完整;

稳定性,即档号一经确定,一般不随意修改;

扩充性,即档号必须留有适当的递增容量;

简单性,即档号应简短明了。

档号结构一般为全宗号年度保管期限件号。在纸质文件归档整理时,归档章需要逐件标识在每一份归档文件上,以明确归档文件在全宗中的坐标。归档章应在首页空白处加盖,并填写相关内容。一般来说,归档章应盖在文件上端靠右的位置,横式文件应先将表头朝左侧放置,再于上端靠右处加盖。如果领导批示或收文章等占用上述位置时,可将归档章盖在首页的其他空白位置,以上端为宜,切记归档章不应叠压页面图文。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,可在文件首页前另附纸页,也可在材料内第一页上端靠右的空白位置加盖归档章。

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归档章一般采用黑色油墨盖制,不宜使用印台油。填写归档章项目的字迹材料应符合档案保护要求,如碳素墨水、耐久性好的签字笔、打号机等,禁用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。

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归档章项目为全宗号、年度、件号、保管期限、页数。全宗号是同级档案馆给进馆立档单位编制的代码,一般以数字或者字母与数字结合标识。年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2018。保管期限分别以永久、30年、10年标识。件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号,以阿拉伯数字标识,每一类目从“1”起编,不同类目间一般不连续编号。各项目填写内容应与归档文件档号所对应的内容保持一致。归档章尺寸样式、填写项目和项目位置不可擅自更改。

 

 

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