档案室应该如何建设?

来源 :数字档案管理微信公众号 访问次数 : 发布时间 :2018-11-23



01

—— 档案室的空间规划 ——

 

 

档案室中的阅览室是专门为阅览者查看档案而设立的。阅览室应采用单独的房间,如果条件不具备,也可以在办公室中设立阅览桌。独立阅览室应有窗,自然采光好,避免阳光直射或炫光,可安装窗帘或百叶窗等遮阳装置,辅之以人工光源;应有自然通风,室内应设置空调或通风设备,供冬天和夏天使用。应摆放一定的桌椅、电脑,提供档案检索工具。

办公室

办公室是档案管理人员进行日常办公的场所,面积根据办公人员数量和办公需要确定,一般在10~20㎡。办公室应设有堆放有待著录或编目的档案卷宗的大办公桌,以及档案管理工作所需要的设备,如计算机、打印机、装订机等。

 

02

—— 档案室的物质条件 ——



1、装具

装具即用以存放档案的柜、架、箱。一般而言,封闭式的柜、箱比敞开式的架子更有利于对档案的保护。柜、架、箱的制成材料最好为金属物,这样更有利于防火。档案室要有足够数量的档案箱柜,要能存放现有的档案和未来10~20年的档案。

可考虑使用密集型活动档案柜。这种平时合为一体,同时可打开的装具比之传统的单个单列、摆放位置固定装具有较全面的优越性。他不仅具有防火、防光、防尘的性能,而且可大幅节省库房空间和库房建筑费用,一般而言,他可比常规的固定柜架节省近2/3的库房面积。但安装使用密集型活动档案柜,对地面的承重能力有较高的要求。楼板承受力一般需要每平方米1200kg以上,同时也考虑整个建筑物的坚固程度及其使用年限长短等相关因素。

2、设备

档案保管的设备一般是指那些具有“固定资产”性质的机械、器皿、仪器、仪表等技术设备,而不包括库房、装具、卷盒、药品等在内。用于档案保管的技术设备种类很多,如去湿机、空调、通风设备,温湿度测量及控制设备,防盗、防火报警器,灭火器,装订机、复印机、计算机,消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具,等等。

3、档案盒

档案盒是指放置档案材料的包装盒,档案盒应按国家标准A4纸张设计,用无酸纸制作。

4、消耗品

档案室还需要使用一些低值易耗品,如防霉防虫药品、吸湿剂、各种表格及办公文具等。

以上介绍的档案室各种物质基础条件(用房、装具、设备等)是档案工作正常开展的必要前提,不同单位在建设档案过程中可以根据自身情况、需要和经济实力(建设预算)来合理配置。

 

文章关键字: 档案 档案室 阅览室 设备 空间